Ежемесячная отчетность о заключенных договорах. Порядок формирования отчетности.

Информацию о закупках необходимо включать в ежемесячный отчет о количестве и общей стоимости заключенных договоров. Он размещается в ЕИС не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным (ч. 19 ст. 4 Закона № 223-ФЗ, абз. 3 пп. "а" п. 45(1) Положения № 908). Если последний день срока сдачи отчета приходится на выходные или праздничные дни, то такой срок переносится на ближайший следующий рабочий день.

Форма данного отчета утверждена ПП РФ от 10.09.2012 № 908 (далее - ПП РФ № 908).

В сведения о количестве и общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг, включается информация обо всех договорах, заключенных заказчиком в соответствии с Законом № 223-ФЗ, в том числе закупки, совершенные путем оплаты счетов, за наличный расчет, закупки, оплаченные кассовыми и товарными чеками.

Указанные сведения размещаются в ЕИС всеми заказчиками в рамках Закона № 223-ФЗ, в т.ч. и категория заказчиков, попадающие под применения ПП РФ от 06.03.2022 № 301 и заказчики, перешедшие с 01 февраля на применение норм 44-ФЗ в соответствие с ч. 8 ст. 3 Закона № 223-ФЗ.

Рассмотрим особенные моменты при формировании ежемесячной отчетности.

1 особенность: Даже если за отчетный период не осуществлено ни одной закупки, отчет размещается в обязательном порядке, исключений Законом не предусмотрено. Минэкономразвития России рекомендует в таком случае разместить документ, проставив во всех графах II блока отчета "0" (Письмо от 07.04.2017 № Д28и-1827).

Отчетность в значительной степени формируется на основании данных реестра договоров автоматически с помощью функционала единой информационной системы в соответствии с п. 45 Положения о размещении в ЕИС информации о закупке (утв. ПП РФ № 908). Сведения о договорах, не подлежащих размещению и по которым установлено право не размещать, формируются заказчиком «вручную» (пункты 45, 45(1) ПП РФ № 908).

Особенности учета закупок для включения в отчет

Согласно ч. 19 ст. 4 Закона 223-ФЗ заказчик в срок не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным, размещает в ЕИС:

1. сведения о количестве и общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг, в т.ч. об общей стоимости договоров, информация о которых не внесена в реестр договоров в соответствии с ч. 3 ст. 4.1 Закона 223-ФЗ; Это означает, что сведения о закупке, предусмотренные пп. 1-3 ч. 15 ст. 4 Закона № 223-ФЗ, которые заказчик вправе не размещать в ЕИС, в ежемесячный отчет вносятся только в количественном и стоимостном выражении.
2. сведения о количестве и стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика); Это означает, что договор с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) заключен в соответствии со ст. 3.6 Закона № 223-ФЗ.
3. сведения о количестве и стоимости договоров, заключенных заказчиком с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) по результатам конкурентной закупки, признанной несостоявшейся. Это означает, что договор с единственным участником заключен, в связи с тем, что на участие в закупке подана только одна заявка или признанной несостоявшейся в связи с тем, что на участие в закупке подана только одна заявка и с участником, подавшим такую заявку, заключен договор либо по результатам ее проведения отклонены все заявки, кроме заявки, поданной участником закупки, с которым заключен договор.

2 особенность: В сведения о количестве и общей стоимости договоров должны быть включены договора по датам их заключения, а не по датам их исполнения и оплаты.

3 особенность: В отношении сведений о количестве и об общей стоимости договоров, информация о которых не внесена в реестр договоров, необходимо учитывать абсолютно все договоры, вне зависимости от размещения/неразмещения информации о закупке в ЕИС. Поскольку, здесь нужно видеть разницу в терминологии:

ч. 15 ст. 4 Закона № 223-ФЗ: <<…Заказчик вправе не размещать в единой информационной системе следующую информацию:

1) о закупке товаров, работ, услуг, стоимость которых не превышает сто тысяч рублей…>>

п. 1 ч. 19 ст. 4 Закона № 223-ФЗ: << Заказчик не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, размещает в единой информационной системе:

1) сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг, в том числе об общей стоимости договоров, информация о которых не внесена в реестр договоров в соответствии с частью 3 статьи 4.1 настоящего Федерального закона…>>.

Т.е. в отношении сведений о количестве и об общей стоимости договоров, информация о которых не внесена в реестр договоров, необходимо учитывать абсолютно все договора, вне зависимости от цены договора.

Аналогичная позиция имеет место в письмах ФАС России (Письмо от 24.12.2012 № ИА/44025/12; от 22.04.2013 № АД/16179/13).

Также, данный отчет не делит закупки на конкурентные и неконкурентные, т.е. тут следует учитывать и договоры, заключенные по результатам торгов, и договоры, заключенные по результатам закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Таким образом, необходимо учитывать все закупки до 100 000 (для заказчиков с выручкой свыше 5 млрд руб. - 500 000) руб. и закупки, которые не подлежат размещению в ЕИС в соответствии с ч. 15 - 16 ст. 4 Закона 223-ФЗ (в т.ч. закрытые закупки, договоры аренды, финансовые услуги и т.д.).

4 особенность: В отчет нужно включить информацию в том числе об оплатах по счетам без заключения договора, о покупках за наличный расчет (см. Письмо Минэкономразвития России от 15.06.2016 № Д28и-1489, Письмо Минэкономразвития России от 26.04.2016 № Д28и-1046, Письмо ФАС России от 22.04.2013 г. № АД/16179/13). Это следует из того, что ст. 432 - 434, 438 ГК РФ предусматривают различные формы заключения договоров, поэтому к заключенным договорам нужно относить не только подписанные с обеих сторон документы, но и, например, разовую оплату продукции на основании выставленного счета без оформления договора.

К договорам следует относить и ситуации, когда работник что-то купил для нужд организации за свой счет, после чего представил в организацию авансовый отчет с подтверждающим понесенные расходы чеком, а организация ему эти расходы компенсировала.

5 особенность: Не учитывать в отчетности необходимо только те договоры, которые не регулируются Законом 223-ФЗ в соответствие с ч. 4 ст. 1 Закона № 223-ФЗ, к примеру договора у юридических лиц, которые признаются взаимозависимыми с Заказчиком лицами.

Нужно ли отражать увеличение либо уменьшение цены договора, расторгнутый договор с неполной выборкой продукции?

6 особенность: Что касается изменения условий договора - например, увеличения объема и цены договора либо расторжения договора с неполной выборкой продукции, - то законом это прямо не предусмотрено. Данные изменения заказчик, на основе прямо установленных в законе требований, обязан отразить исключительно в реестре договоров.

Но, ПП РФ № 908 позволяет заказчикам вносить корректировки в ранее размещенную ежемесячную отчётность. Исходя из чего следует, что поскольку данный вопрос Законом № 223-ФЗ не урегулирован специальными нормами, то необходимо данный вопрос конкретизировать в положение о закупке Заказчика.

В случае принятия Заказчиком решения о внесение таких изменений в ранее опубликованную версию отчета, то корректируется именно тот период, в которым был заключен договор, поскольку соглашение тоже является сделкой, но при этом производно по отношению к основному договору и является его неотъемлемой частью.

В каком месяце отчетности необходимо отразить договор, если договор был заключен до 100 тыс. руб., но в ходе исполнения его сумма превысила данный диапазон?

В этом случае, моментом заключения договора при составлении отчета будет дата, указанная в новой сделке. К примеру, датой заключения договора будет дата согласовании заявки, спецификация, счета на оплату, дополнительного соглашения и т.п.

По смыслу ст. ст. 153, 154, 420 ГК РФ также следует, что сделка (спецификация, счет на оплату и т.п.) по своей сути является заключением нового договора.

Кроме того, правильно будет вносить всю совокупную стоимость такого договора с учетом согласования новой сделки либо общую сумму основного договора с учетом дополнительного соглашения, поскольку данная сумма будет учитываться при формировании годового отчета у СМСП на основании данных реестра договоров.

В данном случае необходимо будет внести изменения в ранее опубликованную версию отчета, удалив из нее данные по количеству и стоимости такого договора и внести в реестр договоров сведения о заключенном договоре (Важно! Датой заключения договора будет дата согласовании заявки, спецификация, счета на оплату, дополнительного соглашения и т.п., а не датой основного договора), после этого обновить данные ежемесячного отчета в том отчетном периоде, когда сумма договора превысила 100 тыс. руб.

Например, если договор был заключен в январе 2026 года на сумму 90 тыс. руб., а в апреле 2026 г. было заключено дополнительное соглашение к нему (либо согласована новая заявка, спецификация и пр. в случае заключения рамочного договора):

Порядок размещения ежемесячного отчета в ЕИС, внесение изменений в опубликованную версию отчета

Порядок размещения отчетности о заключенных договорах, требования к такой информации и форме установлены ПП РФ № 908, исходя из которых:

- при размещении сведений о заключенных договорах заказчик размещает (пункты 45(1) ПП РФ № 908):

1) заполненную форму ежемесячного отчета в соответствии с требованиями, установленными ПП РФ № 908;

После подписания сформированных сведений усиленной квалифицированной электронной подписью сведения о заключенных договорах считаются размещенными в ЕИС надлежащим образом.

- при внесении изменений в размещенные сведения о заключенных договорах заказчик размещает в (пункт 45(9) ПП РФ № 908):

1) новую редакцию формы ежемесячного отчета с указанием даты внесения таких изменений. Датой внесения изменений в сведения о заключенных договорах считается дата размещения таких изменений в единой информационной системе.

После подписания сформированных измененных сведений усиленной квалифицированной электронной подписью сведения о заключенных договорах считаются размещенными в ЕИС надлежащим образом.

7 особенность: Данный подзаконный акт не требует прикрепления каких-либо документов при размещение ежемесячного отчета либо его изменений.

Законодательно не установлены какие-либо сроки для корректировки ежемесячной отчётности. Такие изменения могут быть внесены заказчиком в любой момент.

Признаки состава административного правонарушения в отношении ежемесячного отчета

Закон не устанавливает административной ответственности за недостоверность ежемесячной отчётности, а только за её неразмещение или несвоевременное размещение.

Если нарушить срок и порядок размещения отчетности, в том числе "нулевой" (если по факту договора заключались), могут назначить предупреждение или штраф. В последнем случае заказчик заплатит до 30 тыс. руб., а должностное лицо - до 10 тыс. руб. (ч. 2 ст. 7.30.4 КоАП РФ).